Hoe klein je sportclub ook is, je wilt als instructeur gewoon niet met de administratieve rompslomp bezig zijn rondom credits, wie wanneer waar komt sporten en de afmeldingen.
Toen ik net begon met bootcamptrainingen geven, merkte ik dat al. Alles ging eerst via Whatsapp en een ouderwetse stempelkaart. Verschrikkelijk vond ik dat. Ik had namelijk het gevoel dat mijn klanten pas om 23.00 uur wakker werden en dat die stempelkaart gewoon niet efficiënt werkte…
Automatiseren van de agenda
Daarom heb ik automatisering van mijn afspraken gelijk op 1 gezet. Toen ik het nog handmatig deed, ging het nog wel eens fout met de credits. Of zag ik een aan- en/of afmelding te laat. Daarnaast vond ik het vervelend als iemand gewoon niet kwam opdagen, daardoor de plek van iemand anders in beslag nam en diegene mij daardoor inkomsten kostte.
Ik ben redelijk lang op zoek geweest naar een systeem dat niet de hoofdprijs vraagt, waarbij de agendafunctie goed werkt en het financiële gedeelte soepel verloopt. Je wilt als sportinstructeur ten slotte bezig zijn met waar je hart ligt: trainingen geven en je klanten coachen. In Pay n Plan gaat dit allemaal automatisch. Ik ben zelfs zo overtuigd dat het goed werkt dat ik het volgende weiger:
Wanneer een klant van mening is dat zij (ik heb vooral dames in de bootcamp) eigenlijk nog een credit tegoed heeft, dan weet ik met 1000% zekerheid dat zij het ‘fout’ heeft. Ik doe dan niet de moeite om dat handmatig te controleren.
Ik stel als instructeur de hoeveelheid credits in per maand of hoelang de strippenkaart geldig is. Daarnaast zijn mijn klanten gewoon hun credits kwijt als zij zich te laat voor de les afmelden. Ik heb een annulerings beleid van 12 uur. Dit communiceer ik overal binnen de klant omgeving. Is mijn klant dus een credit kwijt, dan weet ik zeker dat het systeem gewoon zijn werk heeft gedaan. Dat scheelt mij oneindige discussies en eventuele wrijving.
Ben ik degene die om welke reden dan ook de les afzegt, dan kan ik door het verwijderen van de les ervoor kiezen dat iedereen de credits gewoon terug krijgt voor een volgende les. Wel zo eerlijk.
Hoe werkt dat dan concreet voor mij?
Voor de bootcamp heb ik een proefweek. Nieuwe klanten kunnen dan een week gratis en vrijblijvend komen sporten. Via mijn website heb ik het aanmeldformulier achter een knop gezet. Op het formulier laten nieuwe klanten hun gegevens achter en worden zij gelijk in Pay n Plan ingeschreven. Van daaruit kunnen zij direct hun eerste les plannen.
De mails worden automatisch verzonden.
- Een bevestiging voor de klant met het verzoek de app te downloaden;
- Afspraak bevestiging;
- Een herinnering voor de afspraak;
- Een e-mail naar mij voor een nieuwe aanmelding.
Mijn procedure voor het onboarden van nieuwe klanten is daarentegen nooit veranderd. Ik stuur hen zo snel mogelijk een appje met een extra welkomstbericht. Dat is overigens super easy, want ik ga in Pay n Plan naar de nieuwe klant en dan kan ik daar op het Whatsapp-icoontje tikken en beginnen met een bericht schrijven.
Een nieuw aanbod is zo gepiept
Als je een idee hebt, kun je het in deze agenda gelijk vormgeven. Vorig jaar heb ik heel wat kortdurende lespakketten aangeboden. Zo hebben we een aantal maanden getraind voor een mudrun en kon ik die makkelijk toevoegen aan de agenda. Dit is een top idee voor extra omzet en het kost je geen uren om het administratieve gedeelte in elkaar te zetten. Mijn klanten kozen hun pakketprijs en met de credits die eraan gekoppeld waren konden zij gelijk hun lessen inplannen.
Meer verbondenheid in de club
Een functie die mijn klanten ook tof vinden, is dat zij kunnen zien wie zich heeft aangemeld voor de les. Om privacy-redenen zijn uiteraard alleen de voornamen zichtbaar. Ik merk dat 80% van mijn klanten ’s ochtends al kijkt wie er ’s avonds naar de les komt.
Soms wil het voorkomen dat iemand door omstandigheden een tijdje niet aanwezig is en krijg ik daar van andere klanten vragen over. Ik merk dat deze functie de saamhorigheid in mijn club vergroot en dat vind ik echt heel fijn. Ik ben namelijk mijn bootcamp onder andere begonnen voor het sociale aspect.
Minder geregel, meer doen van wat je leuk vindt
Ik kan wel stellen dat het automatiseren van de afspraken in deze agenda mij heel wat rompslomp uit handen heeft genomen. Mijn klanten en ik kunnen op dit systeem vertrouwen en het is voor iedereen makkelijk in gebruik. Zelfs voor nieuwe klanten. Ben je dus op zoek naar een systeem dat je hierbij helpt, maak dan eens een afspraak om kennis te maken.
Dus… ben je nieuwsgierig geworden, blijf me dan op deze reis volgen. En vergeet niet om Pay n Plan te volgen op Insta of Facebook!