Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst is een bijlage bij “Algemene voorwaarden inzake Bothoff Media B.V.” (hierna:
de Hoofdovereenkomst) tussen Verwerkingsverantwoordelijke (hierna: Verwerkingsverantwoordelijke) en
Bothoff Media B.V. (hierna: Verwerker).
Artikel 1. Doeleinden van verwerking
1.1. Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van
Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in
het kader van de Hoofdovereenkomst en wel voor het afhandelen van bestellingen en betalingen voor
producten of diensten van Verwerkingsverantwoordelijke, het in de ‘cloud’ opslaan van gegevens van
Verwerkingsverantwoordelijke, en bijbehorende online diensten, het aanbieden en beheren van het online
Customer Relationship Management-pakket van Verwerker voor Verwerkingsverantwoordelijke, beheer van
de klantenadministratie van Verwerkingsverantwoordelijke, plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs
samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald.
1.2. De persoonsgegevens die door Verwerker in het kader van de werkzaamheden als bedoeld in het
vorige lid worden verwerkt en de categorieën van de betrokkenen van wie deze afkomstig zijn, zijn
opgenomen in Bijlage 1. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals
door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de
hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst
zijn genoemd.
1.3. De in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke te verwerken persoonsgegevens blijven eigendom
van Verwerkingsverantwoordelijke en/of de betreffende betrokkenen.
Artikel 2. Verplichtingen Verwerker
2.1. Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorg dragen voor de naleving
van de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval begrepen de wet- en regelgeving op het
gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Wet bescherming persoonsgegevens.
2.2. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, op diens eerste verzoek daartoe, informeren over de door
haar genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.
2.3. De verplichtingen van de Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook
voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker, waaronder begrepen
maar niet beperkt tot werknemers, in de ruimste zin van het woord.
2.4. De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis stellen indien naar zijn
mening een instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke in strijd is met de in lid 1 bedoelde wetgeving.
2.5. Verwerker zal, voor zover dat binnen haar macht ligt, bijstand verlenen aan
Verwerkingsverantwoordelijke ten behoeve van het uitvoeren van
gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (PIA’s).
Artikel 3. Doorgifte van persoonsgegevens
3.1. Verwerker mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Unie. Doorgifte naar
landen buiten de Europese Unie is verboden.
3.2. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke melden om welk land of welke landen het gaat.
Artikel 4. Verdeling van verantwoordelijkheid
pagina 1 van 5
4.1. Verwerker stelt ten behoeve van de verwerkingen ICT-middelen ter beschikking die door
Verwerkingsverantwoordelijke te gebruiken zijn voor de hierboven genoemde doelen. Verwerker verricht
zelf alleen op basis van aparte afspraken verwerkingen.
4.2. Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze
Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en onder de
uitdrukkelijke (eind-)verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de overige verwerkingen
van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen, maar niet beperkt tot, de verzameling van de
persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door
Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere
doeleinden, is Verwerker uitdrukkelijk niet verantwoordelijk.
4.3. Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de
verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze verwerkersovereenkomst niet onrechtmatig
zijn en geen inbreuk maken op enig recht van derden.
Artikel 5. Inschakelen van derden of onderaannemers
5.1. Verwerker mag in het kader van deze verwerkersovereenkomst gebruik maken van derden onder
voorwaarde dat deze vooraf worden gemeld aan Verwerkingsverantwoordelijke;
Verwerkingsverantwoordelijke mag bezwaar maken indien het gebruik van een specifieke gemelde derde
onaanvaardbaar voor haar is.
5.2. Verwerker zorgt er in ieder geval voor dat deze derden schriftelijk ten minste dezelfde plichten op zich
nemen als tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zijn overeengekomen.
5.3. Verwerker staat in voor een correcte naleving van de plichten uit deze Verwerkersovereenkomst door
deze derden en is bij fouten van deze derden zelf aansprakelijk voor alle schade alsof zij zelf de fout(en)
heeft begaan.
Artikel 6. Beveiliging
6.1. Verwerker zal zich inspannen voldoende technische en organisatorische maatregelen te nemen met
betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van
onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de
persoonsgegevens).
6.2. Verwerker staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Indien een
uitdrukkelijk omschreven beveiliging in de Verwerkersovereenkomst ontbreekt, zal Verwerker zich
inspannen de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de
gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet
onredelijk is.
6.3. Verwerkingsverantwoordelijke stelt enkel persoonsgegevens aan Verwerker ter beschikking voor
verwerking, indien zij zich ervan heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen.
Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van de door Partijen afgesproken
maatregelen.
Artikel 7. Meldplicht
7.1. Verwerkingsverantwoordelijke is te allen tijde verantwoordelijk voor het melden van een beveiligingslek
en/of datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die leidt tot
een kans op nadelige gevolgen, dan wel nadelige gevolgen heeft, voor de bescherming van
pagina 2 van 5
persoonsgegevens) aan de toezichthouder en/of betrokkenen. Om Verwerkingsverantwoordelijke in staat te
stellen aan deze wettelijke plicht te voldoen, stelt Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke binnen een
redelijke termijn op de hoogte van het beveiligingslek en/of het datalek.
7.2. Een melding moet alleen bij gebeurtenissen met grote impact worden gedaan, en alleen als de
gebeurtenis zich daadwerkelijk voorgedaan heeft.
7.3. De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest. Daarnaast
behelst de meldplicht:
de aard van de inbreuk in verband met persoonsgegevens, waar mogelijk onder vermelding van de
categorieën van betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en, bij benadering, het aantal
betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie;
de naam en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een ander
contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen;
de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens;
de maatregelen die de Verwerker heeft voorgesteld of genomen om de inbreuk in verband met
persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van
de eventuele nadelige gevolgen daarvan.
Artikel 8. Afhandeling verzoeken van betrokkenen
8.1. In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten richt aan
Verwerker, zullen Partijen het verzoek van de betrokkene in onderling overleg afhandelen.
Verwerkingsverantwoordelijke blijft in dat geval wel eindverantwoordelijk voor de afhandeling.
Artikel 9. Geheimhouding en vertrouwelijkheid
9.1. Op alle persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf
verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden.
Verwerker zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor zij deze heeft verkregen,
zelfs niet wanneer deze in een zodanige vorm is gebracht zodat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.
9.2. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke
uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het
verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte
opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting
bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.
Artikel 10. Audit
10.1. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits uit te laten voeren door een onafhankelijke
derde die aan geheimhouding is gebonden ter controle van en alles dat daar direct verband mee houdt.
10.2. Deze audit mag plaatsvinden bij een concreet vermoeden van misbruik van persoonsgegevens.
10.3. Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie,
inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk ter beschikking
stellen.
10.4. De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Partijen in onderling overleg
worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan, al dan niet worden doorgevoerd door één van de Partijen
of door beide Partijen gezamenlijk.
10.5. De kosten van de audit worden door Verwerkingsverantwoordelijke gedragen.
pagina 3 van 5
Artikel 11. Aansprakelijkheid
11.1. Partijen komen uitdrukkelijk overeen dat ten aanzien van aansprakelijkheid de normale wettelijke
regeling geldt.
Artikel 12. Duur en beëindiging
12.1. Deze Verwerkersovereenkomst komt tot stand door ondertekening van Partijen en op de datum van
de laatste ondertekening.
12.2. Deze Verwerkersovereenkomst is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de Hoofdovereenkomst
tussen Partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking.
12.3. Zodra de Verwerkersovereenkomst, om welke reden en op welke wijze dan ook, is beëindigd, zal
Verwerker – naar keuze van Verwerkingsverantwoordelijke – alle persoonsgegevens die bij haar aanwezig
zijn in originele of kopievorm retourneren aan Verwerkingsverantwoordelijke, en/of deze originele
persoonsgegevens en eventuele kopieën daarvan verwijderen en/of vernietigen.
12.4. Deze Verwerkersovereenkomst mag worden gewijzigd op dezelfde wijze als de Hoofdovereenkomst.
pagina 4 van 5
Bijlage 1: Specificatie persoonsgegevens en betrokkenen
Persoonsgegevens
Verwerker zal in het kader van artikel 1.1 van de Verwerkersovereenkomst, de volgende (bijzondere)
persoonsgegevens verwerken in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke:
Telefoonnummer
Financiële gegevens
E-mailadres
IP-adres
Geboortedata
(Pas)foto’s
NAW-gegevens
Van de categorieën betrokkenen:
Personeel
Klanten
Leden
Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat de in deze Bijlage 1 omschreven persoonsgegevens en
categorieën betrokkenen volledig en correct zijn, en vrijwaart Verwerker voor enige gebreken en
aanspraken die resulteren uit een incorrecte weergave door Verwerkingsverantwoordelijke.
pagina 5 van 5