Het is 2018 en ik ben bij de Hema om gekleurd dik papier te kopen en een doos met leuke stempels bij de kinderafdeling. Ik ben net gestart met mijn bootcamplessen in Leerdam en de eerste klanten hebben zich al aangemeld. We starten met een kleine groep van 5. Naast mijn fulltimebaan als secretaresse ga ik nooit onthouden wie er allemaal al strippen hebben verbruikt en hoeveel, ook al is de groep nog zo klein. De betalingen vinden contant plaats. Op het gekleurde papier dat ik bij de Hema heb gekocht, druk ik thuis met mijn kleine printer strippenkaarten af die ik in Word heb geknutseld. De doos stempels gebruik ik om elke les aan het begin van de les de strippen af te stempelen.
Naarmate mijn klantenkring groeit, bedenk ik dat dit efficiënter en makkelijker moet. Sindsdien heb ik heel wat systemen getest en uiteindelijk ben ik begin 2023 bij Pay n Plan beland.
De noodzaak van effectieve afsprakenplanning
Ook al ben ik geen sportschool met 1.000 leden, ik heb structuur nodig. Het belangrijkste voor mij is dat een systeem voor groepslessen de administratie rondom betalingen, incasso en automatisch strippen afschrijven, voor mij uit handen neemt. In een ideale wereld heeft het systeem weinig bugs en is het gemakkelijk en intuïtief in gebruik. Zowel voor mij als coach, als ook voor mijn klanten.
Een overzichtelijke agendafunctie is dus essentieel. Dat dit allemaal is gekoppeld met automatische incasso en dat mijn klanten strippenkaarten in de app af kunnen rekenen – waarna ik het op mijn rekening krijg – is een noodzaak.
Kennismaking met Pay n Plan
Begin 2023 was ik best wel ontevreden over de aanbieder waar ik al 3 jaar zat. Het was een logge organisatie geworden. De prijs werd mettertijd torenhoog en omdat zij trapsgewijze prijsstelling hebben, werd het mij te gek. Dat wil dus zeggen, als je boven de 50 leden uitkomt (niet actief, in totaal), mocht je nog eens een paar tientjes per maand meer betalen. Datzelfde gebeurt na 100, 150 etc. leden. De software werd steeds meer toegespitst op MKB en sportscholen met een fancy pasjes systemen. De extra modules, zoals voeding en fitness die zij aanboden, waren vervuild met door consumenten toegevoegde producten. Het werd tijd voor mij om wat anders te vinden.
Versimpelen met Pay n Plan
Mijn doel was focus en gebruiksvriendelijkheid voor mij en mijn klanten. Versimpelen is in dit geval een zeer positieve insteek, want alles wat ik wilde was mijn bootcamp lessen en eventueel later Personal Training in een agenda zetten waar alle klanten in kunnen. En dat kreeg ik.
Het eerste gesprek met Wouter (de oprichter), was heel fijn. Hij legde het een en ander uit over het systeem en het klonk goed. Ik mocht snuffelen en ging gelijk aan de gang om het systeem te vullen.
Ondertussen heb ik Pay n Plan sinds mei 2023 volledig in gebruik genomen. Betalingen kunnen gedaan worden via iDeal. De automatische incasso verloopt soepel en je kan elke dag kiezen wanneer je het saldo op je bankrekening wilt ontvangen.
Extra cash – juist door Pay n Plan
Juist omdat lessen makkelijk toe te voegen zijn, heb ik sinds mei ook een aantal pop-up-lessen georganiseerd. Denk aan een mudrun-training, omdat een aantal bootcampers graag een mudrun wilden doen. Ook heb ik al twee maal een challenge georganiseerd, waarbij we 10 dagen achter elkaar gingen sporten, gezond eten en aan onze mindset werken. Niet alleen heb ik daardoor meer klanten kunnen aantrekken, mijn bankrekening werd er ook blij van. Je kunt je voorstellen dat het een hele drempel kan zijn, om extra diensten aan te bieden, wanneer je een onwerkbaar en log systeem hebt. Gedoe.
Pay n Plan is een verademing voor je relatiemanagement
Abonnementen en producten zijn dus gemakkelijk aangemaakt en gekoppeld. De agenda is overzichtelijk. Ik werk ook het liefst via mijn website en heb daar ook alles gekoppeld met Pay n Plan.
Zodra een potentiële klant een proefles wil boeken op mijn site, klikt diegene op de desbetreffende knop en kan hij of zij de les inplannen in de agenda van de Pay n Plan app. Sinds een maand bied ik ook een proefweek aan en een account aanmaken voor mijn nieuwe klanten is super easy. Ik krijg van elke proefles aanmelding een mailtje en kan gelijk in actie komen door degene persoonlijk via telefoon te benaderen over verdere details.
Je leest het al. Ik vind het een verademing om met deze app te werken. Voor mijn klanten was dat ook het geval. Het eerste dat ik van hen hoorde was dat het een hele fijne en overzichtelijke app is. Dat is voor mij het allergrootste voordeel, want uiteindelijk zou ik zonder mijn klanten geen bestaansrecht hebben. Daarom zal ik altijd op zoek gaan naar oplossingen die hen ook een tevreden gevoel geven. Dat ik hier ook nog eens in mijn eigen bedrijfsprocessen voordelen uithaal, is alleen maar nog mooier.
Daarover gesproken – in de volgende blog zal ik je hier meer over vertellen! (meld je aan voor de nieuwsbrief of volg Pay n Plan op Instagram of facebook als je op de hoogte wilt blijven).
Meer weten over Maria? Lees hier haar interview.